Googleフォームでアラビア語のファイルが送付されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに登録する

■概要

海外とのやり取りで受け取るアラビア語の書類や画像ファイルについて、内容の確認やシステムへの手入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートへ登録するため、こうした課題を円滑に解消し、データ入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• アラビア語で記載された画像やPDFファイルの内容を手作業で転記している方
• OCRの技術を活用して、データ入力業務の自動化を検討している方
• GoogleフォームとGoogle スプレッドシート間の手作業での連携に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル提出を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手による転記作業が不要になるため、読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 続けて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからアラビア語のテキストを抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、読み取りたいファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出したデータを登録するスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133