Googleフォームでウルドゥー語のファイルが送付されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに登録する

■概要

ウルドゥー語で記載された画像やPDFファイルの情報を手作業でデータ化する業務に、手間や時間を取られていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、読み間違いや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったファイルをOCR技術で自動的にテキスト抽出し、Google スプレッドシートへ登録する一連の流れを自動化できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• ウルドゥー語で記載された画像やPDFファイルを手作業でデータ化している方
• Googleフォームで受け付けた内容をGoogle スプレッドシートで管理している担当者の方
• OCRを活用し、多言語ドキュメントの処理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル提出からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化し、これまで手作業での文字起こしや入力に費やしていた時間を短縮します。
• OCRによる自動テキスト抽出により、手作業でのデータ転記に伴う入力間違いや読み飛ばしといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ウルドゥー語のテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、読み取るファイルの中からどの項目を抽出するかを任意で設定します。
• Google スプレッドシートへの登録オペレーションでは、データを登録したいスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133