OneDriveにファイルが作成されたらOCRで読み取り、Outlookにタスクを作成する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でOutlookにタスクを作成する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
特に、日常的にOutlookとOneDriveを利用する業務では、こうした非効率が積み重なりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにOutlookへタスクを自動で作成するため、ファイル関連のタスク管理を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで管理するファイルの確認漏れを防ぎたいと考えている方
• OutlookとOneDriveを連携させ、手動でのタスク登録作業をなくしたいと考えている方
• ファイル受領後のタスク作成プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル作成を起点にタスク作成までが自動化されるため、手作業による確認や入力の時間を削減できます。
• 手動でのタスク作成時に発生しがちな、内容の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDおよびフォルダIDを任意で設定してください。
• Outlookでタスクを作成するアクションでは、タスクを作成する対象のユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定することが可能です。

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■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。