OneDriveにファイルが作成されたらOCRで読み取り翻訳して、Outlookで通知する

■概要

OneDriveに保存された請求書や海外からの書類の内容を確認し、Outlookで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。特に、ファイルの内容を目視で確認し、翻訳してからメールを作成する作業は時間がかかるものです。このワークフローは、OneDriveとOutlookを連携させ、特定フォルダにファイルが追加されると、OCRで文字を読み取り、自動翻訳してメールで通知します。ファイルに関する一連の確認・通知業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存された書類の内容確認とOutlookでの通知を手作業で行っている方
• 海外の取引先から受領したPDFなどの書類を翻訳し、内容を共有する業務がある方
• OutlookとOneDriveを連携させ、定型的なファイル関連業務を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加から内容の読み取り、翻訳、Outlookでの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 自動処理により、ファイルの確認漏れや翻訳ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、処理を分けるために「分岐する」アクションを設定します。
4. 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. その後、翻訳機能の「翻訳」アクションで、抽出したテキストを任意の言語に翻訳します。
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳した内容を記載したメールを関係者に送信します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象としたいドライブIDおよびフォルダIDを任意で設定してください。特定のプロジェクト用フォルダなどを指定することで、より実用的な自動化が可能です。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。関係者や特定のメーリングリストなどを指定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。