Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

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■概要

取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します
次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。
Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。

■注意事項

Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924