Googleフォームで写真が送信されたら、OCRでテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで送信された写真や画像ファイルから、手作業でテキストを抽出して転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、画像からテキストへの変換を自動化し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加できるため、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像から手作業でテキストを転記している方
• OCRによる変換機能を探しており、画像からのテキスト変換を自動化したい方
• 領収書やアンケートなどの画像データを効率的にGoogle スプレッドシートで管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの写真投稿をトリガーに、テキストを自動で抽出し転記するため、手作業の時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームで送信された画像ファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームを任意で指定してください
• Google Driveでファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
• OCR機能では、読み取り対象のファイルからどのテキスト項目を抽出するか、任意でカスタマイズが可能です
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で設定してください

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。