■概要

Googleフォームで収集したURLを、一つひとつ手作業でBitlyを使い短縮URLに変換する作業に手間を感じていませんか。件数が多くなると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとBitlyの連携を自動化し、フォームへの回答送信をきっかけに自動で短縮URLを生成できます。手作業による手間やミスをなくし、URL管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集したURLを、手作業でBitlyを使い短縮している方
• GoogleフォームとBitlyを活用したURL管理業務を効率化したいと考えている方
• 複数のURLを手作業で管理することに手間を感じ、ミスを減らしたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Bitlyでのリンク短縮が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや、短縮し忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、フォームで取得したURLを短縮します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成された短縮URLを担当者などに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Bitlyでリンクを短縮するアクションでは、短縮対象のURLにGoogleフォームから取得した値を設定するだけでなく、他の項目に固定値を入力するなどのカスタマイズが可能です。
• メールを送信するアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できます。また、本文にBitlyで生成した短縮URLなど、前のステップで得た情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。