Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする

■概要

Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードし、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。
重要な会議の録画データを共有し忘れたり、保存場所を間違えたりといったミスは避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、特定の録画データが自動でBoxにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、確実な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetで録画したデータをBoxで管理しており、手作業での移行に手間を感じている方
• 会議の録画データのアップロード忘れや共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• 会議が終了すると自動でファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるアップロード忘れや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の信頼性を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定します
5. 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Google Meetの録画データを取得します
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、「会議のタイトルに特定のキーワードが含まれる場合」や「特定の参加者がいた場合」など、条件に応じてフローを起動させることができます
• Boxにファイルをアップロードする際、格納したいフォルダのコンテンツIDを任意で設定できます。これにより、会議の種類に応じたフォルダへ自動的に振り分けるといった運用が可能です

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■注意事項

• Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。