Asanaで特定のタスクが追加されたら、Pipedriveで新しいリードを作成する

■概要

Asanaでのタスク管理とPipedriveでの営業管理を連携させる際、手作業での情報入力に手間を感じていませんか。
特にタスクとして発生した営業機会を、CRMに転記する作業は入力ミスや対応漏れの原因になりがちです。

このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが追加されるだけでPipedriveに新しいリードを自動で作成できるため、pipedriveとasana間のデータ連携を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaで管理しているタスクをPipedriveのリードとして手動で登録している営業担当者の方
• AsanaとPipedrive間の情報転記作業でのミスや漏れをなくし、業務を効率化したい方
• タスク発生からリード作成までを自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でPipedriveにリードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• pipedriveとasana間の手作業による情報連携が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、PipedriveとAsanaのアカウントをYoomに連携します。
2. トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を設定します。ここで、リード化の対象としたいAsanaのプロジェクトを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、Asanaのタスクから担当者情報などを抽出します。
5. 次に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加」アクションを設定し、Asanaタスクの担当者情報などをマッピングします。
6. 次に、オペレーションでPipedriveの「組織を追加」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から組織名などをマッピングします。
7. 最後に、オペレーションでPipedriveの「リードを作成」アクションを設定し、前のステップで作成した人物や組織と紐付け、Asanaタスクのタイトルや説明をリード情報として設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、リード作成のきっかけとしたい任意のワークスペースIDおよびプロジェクトIDを設定してください
• 分岐機能では、Asanaから取得したタスク情報をもとに、特定の担当者やラベルが付いたタスクの場合のみ処理を進めるなど、条件を自由にカスタマイズできます
• Pipedriveにリードを作成する際、Asanaのタスク名や担当者などの情報を引用し、Pipedriveのどのフィールドに情報を格納するかを任意で設定可能です

■注意事項

• Asana、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。