■概要
CRMツールであるCopperに新しい連絡先を追加した後、その情報を関係者にOutlookで共有する作業を手動で行っていませんか？
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、重要な連絡先の通知漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Copperに特定の条件を満たす新しい連絡先が追加された際に、Outlookへ自動でメール通知を送信し、情報共有の迅速化と抜け漏れ防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CopperとOutlookを連携させ、手動での通知作業を効率化したいと考えている方
- Copperで管理する連絡先の中から、重要なリードや顧客を迅速にチームへ共有したい営業担当者の方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、よりスムーズな顧客対応を実現したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Copperに新しい連絡先が追加されると自動で条件を判定し通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、重要な連絡先の見落としや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CopperとOutlookをYoomに連携します
- 次に、トリガーでCopperを選択し、「新しいPersonが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでCopperの「Person情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したPersonの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の条件に合致した場合に任意の宛先へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Copperから取得したPerson情報（役職、リードソース、タグなど）をもとに、通知の条件を任意で設定してください
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先として特定の担当者やチームのメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です
■注意事項
- Copper、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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