■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールなどを、手作業でCRMに入力するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その情報を基にCopperへ自動でPersonを作成し、顧客管理の初動を効率化できます。CopperとOutlookの連携を自動化することで、手作業によるデータ入力の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CopperとOutlookを併用し、メールからの顧客情報登録を手作業で行っている方
- メールからのリード情報をCopperへ正確かつ迅速に反映させたい営業担当者の方
- CopperとOutlookの連携を通じて、定型的なデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると自動でCopperへPersonが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CopperとOutlookをYoomに連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からCopperに登録したい情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCopperの「Create Person」アクションを設定し、抽出した情報をもとにPersonを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です
- 分岐機能のオペレーションでは、メールの件名や送信元アドレスなど、ご自身の業務に合わせた条件を任意で設定してください
■注意事項
- Outlook、CopperのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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