■概要

Microsoft Teamsのチャネルで顧客情報などを受け取るたびに、手作業でBitrix24へ情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とMicrosoft Teamsを連携させ、チャネルへのメッセージ投稿をきっかけにBitrix24へContact情報を自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とMicrosoft Teamsを活用して顧客情報を管理している方
• Microsoft Teamsの情報をBitrix24へ手作業で転記しており、手間を感じている方
• リード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると自動でBitrix24にContactが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsで受信したメッセージから名前や連絡先などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をもとにContactを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。
• テキスト抽出機能のオペレーションでは、受信するメッセージの形式にあわせて、抽出したい情報のルールを任意で設定してください。
• Bitrix24にContactを作成する際に、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したどの情報をどの項目に登録するかを任意で設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。