■概要

請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
6. 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
7. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
• OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
• Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます

■注意事項

• OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081