Google Driveで特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、XeroにContactを作成する

■概要

請求書や名刺などの書類をGoogle Driveで管理し、会計ソフトのXeroへ手入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Xeroへ取引先情報を登録します。XeroとGoogle Drive間の面倒なデータ連携を自動化し、手作業による課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• XeroとGoogle Driveを利用し、書類の転記作業に手間を感じている経理担当者の方
• Google Driveに保存した名刺や請求書情報をXeroへ効率的に登録したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいバックオフィス担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点にXeroへの情報登録が自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、抽出した情報をもとに取引先情報を作成または更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、任意の条件を設定できます。例えば、「ファイル名に『請求書』が含まれる場合のみ処理を実行する」といった設定が可能です
• Xeroで取引先情報を作成・更新するアクションでは、対象としたいXeroアカウントのTenant IDを任意で設定してください

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■注意事項

• Google Drive、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。