Smartsheetで特定条件の行が追加されたら、XeroにContactを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールのSmartsheetと会計ソフトのXeroを併用する中で、情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定条件の行が追加された際に、自動でXeroへ取引先情報を作成できます。SmartsheetとXero間のデータ連携をスムーズにし、業務の正確性と効率を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとXero間のデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
• Smartsheetの顧客情報を基にXeroで請求書発行などを行っている経理担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetへの行追加をトリガーにXeroへ自動でデータが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
4. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、Smartsheetの情報を基に取引先を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetのトリガー設定では、連携対象としたいシートのIDや、判定に利用する作成日時のカラムIDを任意で設定してください
• 分岐条件は、特定のステータスや担当者など、業務内容に応じて自由に設定することが可能です
• Xeroで取引先を作成するアクションでは、連携先となる任意のTenant IDを設定してください

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■注意事項

• Smartsheet、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。