フォームが送信されたら、Salesforceに商談を作成しPDFを作成し保存する

■概要

フォームからの問い合わせ後、Salesforceへの手動での情報登録や、見積書などのPDF作成に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにSalesforceへの商談作成から、Google スプレッドシートの雛形を使ったPDFの自動生成までを一気通貫で実行できます。Salesforceのデータを利用したPDF生成を自動化し、定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ内容を、手作業でSalesforceに登録している営業担当者の方
• Salesforceのデータをもとに、見積書などのPDF作成を手作業で行っている方
• SalesforceのPDF生成のような機能を活用し、一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からSalesforceへの商談作成、PDF書類の発行までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションを設定し、フォームに入力された情報をもとに既存の取引先を検索します
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの情報をもとに新しい商談を作成します
5. 最後に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、問い合わせフォームで取得したい項目を任意にカスタマイズできます
• Salesforceのレコード検索やレコード追加のアクションでは、各項目に固定値やフォームで取得した情報を変数として設定できます
• 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートの雛形を任意に設定でき、書類内の任意の箇所に固定値や取得した情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• SalesforceのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。