Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで解析し結果をPDFとして保存する

■概要

日々の業務で受信する特定のメールの内容を都度ChatGPTで解析し、その結果をPDFとして手動で保存する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、ChatGPTによるテキスト生成からPDF書類の作成・保存までを自動化することが可能です。一連のプロセスを自動で実行するため、手作業による時間や手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせ内容などをChatGPTで要約し、報告書としてPDF化したい方
• 定期的に受け取るレポートメールの内容をChatGPTで分析し、その結果をPDFで保存したいと考えている方
• ChatGPTを活用したPDF自動生成のような仕組みを構築し、情報管理の効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認からChatGPTへの入力、PDFの生成・保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPT、Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、受信したメールの内容を元に任意のプロンプトでテキストを生成します。
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」を設定し、生成されたテキストをPDF書類として作成・保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
• ChatGPTによるテキスト生成では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、受信したメールの件名や本文などの情報を変数として設定することもできます。
• 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートの雛形を任意で設定できるため、ChatGPTが生成したテキストをPDF内の任意の箇所に出力するなど、柔軟なレイアウト調整が可能です。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。