Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する

‍■概要‍

Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？　専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、自動でGoogleドキュメントに変換し、指定した宛先にGmailで通知できます。面倒なファイル変換と共有作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方
• PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
• 手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換ミスやメールへの情報記載漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダに新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたドキュメントの情報を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
• メールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名や、変換後のGoogleドキュメントのURLといった情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。