■概要

Google DriveにアップロードしたPDFファイルを、特定の担当者や編集者に共有する際、手作業で権限を付与し、メールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、自動で指定ユーザーに権限を付与し、Gmailで通知までを完結させることができ、ファイル共有に関する一連の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveでPDFファイルを頻繁に共有し、手作業での権限付与に手間を感じている方
• 契約書などのPDFファイルを、迅速に関係者へ共有し確認を促したいと考えている管理部門の方
• PDF編集者として外部の協力者とGoogle Drive上でファイル共有をする機会が多い方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をきっかけに、権限付与から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた共有作業の時間を短縮します
• 権限の付け忘れや通知漏れといった人的ミスを防ぐことができるため、確実なファイル共有が実現し、業務の信頼性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にファイルを共有した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでの権限付与では、共有先のメールアドレスや権限の種類などを、固定値で設定したり、前段のフローで取得した値を変数として設定したりすることが可能です
• Gmailのメール送信では、送信先や件名、本文を任意で設定でき、本文内にはファイル名やURLといった前段のフローで取得した情報を変数として差し込むことも可能です

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924