■概要
DocuSignで電子契約が完了した後の書類管理に、手間を感じていませんか？契約完了のたびに手動で書類をダウンロードし、Boxへ格納する作業は、件数が増えるほど負担となり格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、契約完了をトリガーとして自動でBoxへの格納が完了するため、契約管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の書類管理を手作業で行っている法務・営業担当の方
- DocuSignでWebhookを活用した業務自動化の具体的な方法を探している方
- 契約関連書類の格納漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でBoxに書類が格納されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
- DocuSignでWebhookを利用するのと同様に自動処理されるため、書類のダウンロード忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、格納先フォルダのコンテンツIDを任意に設定してください。これにより、契約の種類や顧客ごとなど、指定したフォルダへ書類を自動で整理できます。
■注意事項
- DocuSign、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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