DocuSignでエンベロープが完了したら書類をダウンロードして、Boxに格納する

■概要

DocuSignで電子契約が完了した後の書類管理に、手間を感じていませんか？契約完了のたびに手動で書類をダウンロードし、Boxへ格納する作業は、件数が増えるほど負担となり格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、契約完了をトリガーとして自動でBoxへの格納が完了するため、契約管理業務を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約完了後の書類管理を手作業で行っている法務・営業担当の方
• DocuSignでWebhookを活用した業務自動化の具体的な方法を探している方
• 契約関連書類の格納漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了後、自動でBoxに書類が格納されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
• DocuSignでWebhookを利用するのと同様に自動処理されるため、書類のダウンロード忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、格納先フォルダのコンテンツIDを任意に設定してください。これにより、契約の種類や顧客ごとなど、指定したフォルダへ書類を自動で整理できます。

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■注意事項

• DocuSign、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。