Gmailで添付ファイルを受信したら、Boxにアップロードしてファイルにタグを追加する

■概要

Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手動でBoxに保存し管理する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でBoxにアップロードし、さらにタグ付けまでを自動化します。
Boxのファイル管理業務を自動化することで、手作業による手間や保存漏れを防ぎ、ファイル管理の効率化を実現することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとBoxを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を図りたいと考えている方
• Box自動化を推進し、手作業によるファイル保存業務を削減したいと考えている方
• 添付ファイルの保存漏れやタグの付け忘れといったヒューマンエラーを防止したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで添付ファイルを受信するだけでBoxへの保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイルの保存漏れやフォルダの指定間違い、タグの付け忘れといった人為的なミスを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定して、自動化の起点となるメールの条件を指定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします
4. 最後に、同じくBoxの「ファイルのタグを追加、更新する」アクションを設定し、アップロードしたファイルに任意のタグを自動で付与します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのファイルアップロード設定では、添付ファイルの格納先フォルダを任意のコンテンツIDで指定できます。プロジェクト別や取引先別など、管理したいフォルダへ柔軟に設定を変更することが可能です

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■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。