■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限が迫るたびに、手作業でリマインドメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。特にタスクごとに適切な文面を考える作業は、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle スプレッドシートの情報を基にChatGPTが最適な文章を生成し、Gmailからタスク期限リマインダーを自動で送信するため、こうした定型業務を効率化し、重要なタスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGmailを使ったタスク期限のリマインド業務を効率化したい方
- ChatGPTで生成した文章を活用し、タスクリマインダーの作成を自動化したい方
- 定期的なタスク期限リマインダーの送信漏れを防ぎ、プロジェクト管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートからの情報取得、ChatGPTでの文章生成、Gmailでの送信までを自動化し、タスク期限リマインダー作成の手間を省き、時間を短縮します。
- 手作業によるタスクの見落としやリマインドの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、タスク情報が記載されたシートを指定します。
- 次に、取得したタスク情報に対して「同じ処理を繰り返す」ループ処理を設定します。
- ループ処理内で、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、タスク情報に基づいたリマインドメールの文章を作成するよう指示します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文に入れて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、リマインドを実行したい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、タスクを管理している対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
- ループ機能では、取得したGoogle スプレッドシートのデータの中から、繰り返し処理を行いたい行情報を任意で設定します。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は、取得したタスク名や期限などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズしてください。
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は、ChatGPTが生成した内容だけでなく、Google スプレッドシートから取得した情報や固定のテキストと組み合わせて任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ChatGPT、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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