■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの形式が異なり、手作業で変換していることに手間を感じていませんか？ このワークフローは、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でCloudConvertがファイル形式を変換し、再度Microsoft SharePointに保存する処理を自動化します。CloudConvertの効率的な使い方を実践し、ファイル変換に関わる定型業務を効率化させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでファイルを管理しており、手動でのファイル変換に手間を感じている方
- 様々な形式のファイルを扱うため、CloudConvertのより効率的な使い方を模索している方
- チーム内でのファイル形式を統一し、共有や管理の業務を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に、ファイル変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイル形式の変換ミスや保存忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、CloudConvertとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、分岐処理を設定し、ファイルの場合のみ後続の処理を実行するようにします
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで対象ファイルを取得します
- 次に、CloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」を順に設定し、ファイルの変換処理を行います
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを任意で設定してください
- CloudConvertの「ファイルを変換」アクションでは、変換後の出力ファイル形式を任意で選択してください
■注意事項
- CloudConvert、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ジョブが完了したら
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