■概要
X-point Cloudで承認された申請内容を一つひとつ確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか？ 特に申請件数が多い場合、内容の確認や要点のまとめに時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでX-point Cloudから申請情報を自動で取得し、AIが内容を要約した上でOutlookから関係者へ通知するまでを自動化し、情報共有のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された申請の確認や、その後の情報共有に手間を感じている方
- 手作業でX-point Cloudの申請情報を取得、転記しており、作業の効率化を目指す方
- AIを活用して申請内容の要点を素早く把握し、関係者への情報伝達を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にX-point Cloudの申請情報を取得し、AIによる要約、通知までを自動化するため、手作業での確認や共有業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報取得における確認漏れや転記ミスを防ぎ、AIが一定の品質で要約するため、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで対象となる申請のリストを取得します。
- 次に、繰り返し機能を追加し、取得した申請情報をもとに一つずつ処理を実行するように設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）情報を取得」アクションで詳細な申請内容を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで取得した申請内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、「毎日9時」や「毎週月曜日の朝」など、業務の都合に合わせてフローを実行するタイミングを任意で設定可能です。
- AIに要約を依頼する際の指示内容は、「申請内容の要点を3つに絞って」「申請者と金額を必ず含めて」など、目的に合わせて任意で設定できます。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、メールの宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズでき、特定の担当者や部署への通知が可能です。
■注意事項
- X-point CloudとMicrosoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
セルに数式を入力
特定の件名のメールを受信したら
書類（申請）が提出されたら
