毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Gmailで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

X-point Cloud

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

毎朝、X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議書の状況を確認する作業に時間を取られていませんか？この定型的な確認作業は、手間に感じるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した時間に自動でX-point Cloudのフォーム名検索を実行し、その結果をGmailで通知するため、毎日の確認作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

毎朝X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議書の確認をしている総務や管理部門の方
X-point Cloudの申請状況の確認と、関係者への通知を手作業で行っている方
定型的な検索・通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュールに合わせて自動でX-point Cloudのフォーム名検索から通知までを行うため、毎日のルーティンワークに費やしていた時間を短縮できます。
手作業による検索漏れや、通知内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、X-point CloudとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい任意の時間を設定します。
次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションで特定のフォーム名を検索します。
次に、AI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索結果を元に通知用のメール本文を作成します。
最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、生成した本文を用いて関係者にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーの設定では、実行したい任意の時間帯を設定できます。
X-point Cloudで検索する書類の対象として、フォーム名だけでなく承認状況（申請中、承認済みなど）も任意で指定することが可能です。
通知メールの本文を作成するAIへの指示（プロンプト）は、検索結果をどのように要約するかなど、目的に応じて自由にカスタマイズできます。
Gmailでメールを送信するアクションでは、通知したい相手のメールアドレス（宛先）や件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

X-point CloudとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

X-point Cloud

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