■概要
毎朝、X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議書の状況を確認する作業に時間を取られていませんか？この定型的な確認作業は、手間に感じるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した時間に自動でX-point Cloudのフォーム名検索を実行し、その結果をGmailで通知するため、毎日の確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議書の確認をしている総務や管理部門の方
- X-point Cloudの申請状況の確認と、関係者への通知を手作業で行っている方
- 定型的な検索・通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でX-point Cloudのフォーム名検索から通知までを行うため、毎日のルーティンワークに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による検索漏れや、通知内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションで特定のフォーム名を検索します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索結果を元に通知用のメール本文を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、生成した本文を用いて関係者にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、実行したい任意の時間帯を設定できます。
- X-point Cloudで検索する書類の対象として、フォーム名だけでなく承認状況（申請中、承認済みなど）も任意で指定することが可能です。
- 通知メールの本文を作成するAIへの指示（プロンプト）は、検索結果をどのように要約するかなど、目的に応じて自由にカスタマイズできます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知したい相手のメールアドレス（宛先）や件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
