Google Driveにファイルがアップロードされたら、ClickUpにタスクを作成しSlackで通知する
Google Driveにファイルがアップロードされたら、ClickUpにタスクを作成しSlackで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
ClickUp
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにファイルがアップロードされるたびに、手動でClickUpにタスクを作成し、Slackで関係者に通知する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。特に、請求書などの書類を受け取った際の処理は迅速かつ正確さが求められます。このワークフローを活用すれば、Google DriveとClickUpの連携を自動化し、ファイルアップロードを起点にタスク作成から通知までを自動で完結できるため、こうした定型業務の負担を減らし、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとClickUpを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方
- ファイル受領後のタスク起票や通知業務の遅延や対応漏れをなくしたいチームリーダーの方
- Google DriveとClickUpの連携によって、プロジェクト管理の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、タスク作成や通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、ClickUp、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します。
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タスクが作成された旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、アップロードされた画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- ClickUpのタスク作成オペレーションでは、タスクのタイトルや詳細欄に、前段のオペレーションで取得した値を引用して自由にフィールドを設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Google Drive、ClickUp、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
タスクが作成されたら
タスクが更新されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
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メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
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指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
タスクが作成されたらタスクが更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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