■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、都度コラボフローへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか? このワークフローを活用することで、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、コラボフローへのファイルアップロードを自動化し、申請業務などを効率化します。手作業によるアップロード漏れやミスを防ぎ、コラボフローに関連するファイルアップロード業務の自動化を実現するため、担当者はより重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveとコラボフロー間で発生するファイルアップロード作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの移動や転記で、申請漏れやミスが発生している方
- コラボフローを利用した申請業務の効率化やDX推進を担当されている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロード後、自動でコラボフローにもファイルが連携されるため、手作業でのアップロード業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、ファイルのアップロード漏れや選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、コラボフロー、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名やアップロード日時などの実行履歴を記録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに実行履歴を記録するオペレーションでは、記録先のスプレッドシートやシート、記録したい内容(ファイル名、アップロード日時など)を任意で設定できます。
■注意事項
- Google Drive、コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。