■概要
Boxでファイルを管理している際、意図せずファイルが削除され、気づくのが遅れて困った経験はありませんか?手動での確認作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxで特定のファイルが削除された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知を送ることができます。これにより、Box内でのファイル削除を自動で検知し、管理体制の強化やセキュリティリスクの軽減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理している重要ファイルが削除された際の通知を自動化したいと考えている方
- 手動でのBoxの操作ログ確認に手間を感じている情報システム部門の担当者の方
- チームで共有しているファイルの変更履歴を、より迅速に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイルが削除されると自動で通知が飛ぶため、確認漏れを防ぎ、意図しないファイル削除に迅速に対応できます
- これまで手動で行っていたBoxの操作ログの確認作業が不要となり、本来注力すべきコア業務に時間を活用できます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダ内のファイルが削除されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが削除された旨を通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定することで、特定のフォルダのみを監視対象とすることができます
- Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチームやチャネルを任意で設定可能です。また、メッセージ本文に削除されたファイル名など、トリガーで取得した情報を埋め込んで通知内容を具体的にすることもできます
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります