Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてOutlookで送付する
Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてOutlookで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
特定のレポートなど、Google Driveに保存されたファイルを定期的にダウンロードして関係者に共有する業務は、単純ながらも手間がかかり、忘れると業務に支障が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogle Driveのファイルをダウンロードし、Outlookで指定の宛先に送付する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業による手間や共有漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveからファイルをダウンロードし、Outlookで定期的に共有している方
- 手作業でのファイル共有に手間を感じ、自動化による効率化を図りたいと考えている方
- 重要なファイルの共有漏れを防ぎ、業務の信頼性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveからのファイルダウンロードとメール送付を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 定期的な共有作業の実行漏れや、誤ったファイル・宛先への送付といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時（毎日、毎週など）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでダウンロードするファイルは、任意のファイルIDを設定して指定してください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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