■概要
Google スプレッドシートとSalesforceを併用している中で、情報の二重入力や更新作業に手間を感じていませんか?特に、Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、その都度手作業でSalesforceの取引先の活動履歴を更新する業務は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。 このワークフローを活用すれば、こうした定型的な更新作業を自動化できるため、データの整合性を保ちながら業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報を、手作業でSalesforceに転記している方
- Salesforceの活動履歴の更新漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- Google スプレッドシートのレコード更新に伴うSalesforceへの反映作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行情報が更新されると自動でSalesforceのレコードが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、Google スプレッドシートの更新内容を活動履歴に反映させます
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、そして更新を検知したい列を任意で指定することが可能です
- Salesforceのオペレーション設定では、更新対象の任意の項目に、固定値やGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として設定できます
■注意事項
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。