■概要
Microsoft Teamsなどのチャットツールで共有された名刺画像の情報は、手作業での転記に時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。この手作業での名刺データの抽出作業は、営業活動における非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された名刺画像からAIが自動で名刺データを抽出し、Google スプレッドシートに保存する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った名刺情報の管理に手間を感じている営業担当者の方
- チャットツールで共有された名刺データを効率的に抽出し、管理したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記を減らし、顧客情報のデータベース化を自動化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsに名刺画像が投稿されると、AIが自動で情報を抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた名刺データの入力時間を削減できます
- 手作業での転記に伴う入力間違いや連絡先の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、名刺データの抽出と高精度補完を行い、Google スプレッドシートに記録するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、名刺画像が投稿されるチャネルを任意で指定してください。特定の営業チームのチャネルなどを設定することが可能です。
- AIワーカーへの指示内容は、抽出したい項目（会社名、氏名、役職、電話番号など）に合わせて自由にカスタマイズできます。また、Google スプレッドシートの保存先のシートなども任意で設定が可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
