Microsoft SharePointに資料が追加されたら、AIワーカーで内容を解析しSlackに通知する
Microsoft SharePointに資料が追加されたら、AIワーカーで内容を解析しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft SharePoint
と
AIワーカー
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointに新しい資料が追加されるたび、内容を確認して関係者に通知する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、まるで専属のMicrosoft SharePoint AIエージェントのように、追加された資料の内容をAIが自動で解析し、要約や関連情報をSlackへ通知するため、情報共有の迅速化と工数削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointにアップロードされた資料の確認や共有に手間を感じている方
- Microsoft SharePointと連携するAIエージェントのような仕組みで、ドキュメント管理を効率化したい方
- 手作業による情報共有の漏れや、通知先の誤りをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 資料の内容確認からSlackへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIが資料の内容を判断して通知するため、通知先のチャンネル間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、AIワーカーで、ダウンロードした資料の内容を解析し、最適なSlackチャンネルへの通知内容を作成するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の起点としたいサイトやフォルダを任意で指定してください。
- AIワーカーに与えるマニュアル（指示）は、資料をどのような観点で要約・解析するか、また通知メッセージの形式など、業務要件に応じて柔軟な設定が可能です。
- AIへの指示には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた通知文を作成できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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フローボットオペレーション
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