Google Workspaceにユーザーが登録されたら、AIワーカーがウェルカムメッセージを作成しGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

と

AIワーカー

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceに新しいユーザーが追加されるたびに、個別のウェルカムメッセージを作成して送信する作業は、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、ユーザー登録をきっかけに、AIが自動でパーソナライズされたウェルカムメッセージを作成し、Gmailで送信までを完了させることができます。まるで専任のGoogle Workspace AIエージェントのように、手間のかかる入社時の対応業務をスマートに効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceでの新規ユーザー登録後の手作業に時間を取られている管理者の方
Google WorkspaceにAIエージェントのような自動化を導入し、オンボーディングを効率化したい方
新メンバーへの初期連絡を自動化し、メッセージの品質を標準化したい人事・総務担当の方

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーにAIがメールを自動作成・送信するため、手作業の時間を削減できます。
担当者によるメッセージの品質のばらつきを防ぎ、常に均一で質の高いウェルカムメッセージを送信することが可能になります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、ユーザーの詳細情報を取得・解析し、新メンバーへのウェルカムメッセージを作成してGmailで送信するためのマニュアル（指示）を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを任意で選択することが可能です。
AIワーカーへの指示（プロンプト）を自由に設定することで、自社のトーン＆マナーに合わせたウェルカムメッセージの作成を指示できます。

■注意事項

Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。