Google Driveに議事録ファイルが作成されたら、AIワーカーで分析し最適なメールをGmailで送信する
Google Driveに議事録ファイルが作成されたら、AIワーカーで分析し最適なメールをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
AIワーカー
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
会議後の議事録の整理や、参加者へのフォローアップメールの作成は、重要ですが時間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに議事録ファイルを保存するだけで、AIエージェントが自動で内容を分析し、最適なフォローアップメールを作成してGmailから送信するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議後のフォローアップメールの作成業務に多くの時間を費やしている方
- AIエージェントを活用し、議事録の要約からフォローアップまでを自動化したいと考えている方
- Google DriveとGmailを日常的に利用し、手作業による連携に非効率を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル保存を起点に、AIによる議事録分析からメール送信までが自動化され、フォローアップ業務にかかる時間を短縮できます。
- AIエージェントが議事録に基づいてメールを作成するため、手作業で発生しがちな要点の抜け漏れや誤りを防ぎ、コミュニケーションの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、AIワーカーで議事録を分析し、フォローアップメールの件名や本文を作成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、AIワーカーが生成した内容でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、議事録ファイルを保存する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを選択し、目的に応じたフォローアップメールを生成するように指示（プロンプト）を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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