SmartHRで従業員が退職したら、AIワーカーで全SaaSアカウントの削除依頼をAsanaに起票する
SmartHRで従業員が退職したら、AIワーカーで全SaaSアカウントの削除依頼をAsanaに起票する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Asana
と
Google スプレッドシート
と
SmartHR
を自動連携できます。
■概要
従業員の退職に伴うSaaSアカウントの削除作業は、数が増えるほど管理が煩雑になり、対応漏れなどのセキュリティリスクも懸念されます。手作業でのタスク起票や各担当者への連絡は、情報システム部門や総務担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報更新をきっかけに、AIエージェント（AIワーカー）がAsanaへ全SaaSアカウントの削除依頼タスクを自動で起票するため、SaaS管理の効率化とセキュリティ強化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 従業員の退職に伴う、各SaaSのアカウント削除を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 退職手続きの一環として、各所への連絡に手間を感じている人事・総務担当者の方
- AIエージェントを活用した煩雑なSaaS管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの退職者情報を基に、必要なアカウント削除依頼が自動で起票されるため、手作業での対応にかかる時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるタスクの起票漏れや、削除対象アカウントの指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なオフボーディングを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Asana、Google スプレッドシート、SmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の取得」アクションを設定し、退職者の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、取得した従業員情報を基に、管理している全SaaSアカウントの削除依頼をAsanaに起票するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRの「従業員情報の取得」アクションでは、ご利用の環境に合わせて任意のテナントIDを設定してください。
- AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを選択し、Asanaに起票するタスクの内容（件名、担当者、依頼文面など）を任意に指示してください。
■注意事項
- SmartHR、Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）
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フローボットオペレーション
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