■概要
Boxに保存するPDFファイルの容量が大きくなり、管理に手間がかかっていませんか？一つずつ手作業でファイルを圧縮し、再アップロードするのは時間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでPDF.coによるPDF圧縮が自動化され、圧縮後のファイルが自動で保存されます。手作業による圧縮の手間を削減し、ストレージ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで大量のPDFファイルを管理しており、ストレージ容量の最適化をしたいと考えている方
- PDF.coを利用して、定型的なPDFの圧縮作業を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業でのファイル圧縮や再アップロードの手間を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にPDF.coでのPDF圧縮から保存までが自動化され、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動での作業による圧縮漏れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式（例：PDF）の場合のみ後続の処理を実行するようにします。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、続いて「PDF圧縮」アクションでファイルを圧縮します。
- 次に、PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションで、圧縮後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、圧縮したファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定してください。
- PDF.coのPDF圧縮オペレーションでは、圧縮の条件や出力されるファイル名を任意で設定できます。
- 圧縮後のファイルをBoxにアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Box、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
