Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して保存する
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
PDF.co
と
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointで大容量のPDFファイルを管理する際、手動での圧縮作業に手間を感じていませんか？ストレージ容量の圧迫や、ファイル共有時のタイムラグは業務効率の低下に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに、PDF.coによるPDF圧縮を自動化し、圧縮後のファイルを自動で保存できます。ファイル管理の手間を軽減し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでPDFファイルを管理しており、圧縮作業に手間を感じている方
- PDF.coを活用してPDFの圧縮プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- ファイル管理における手作業を減らし、ストレージ容量の最適化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点にPDFの圧縮から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 自動化によって圧縮漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理業務の品質を安定させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件でフローが実行されるようにします。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF.coに送信します。
- PDF.coの「PDF圧縮」アクションを設定し、アップロードしたファイルを圧縮します。
- PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを取得します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を検知する対象フォルダを任意で指定できます。
- PDF.coでの圧縮オペレーションでは、圧縮のレベルや、出力されるファイル名の形式などを任意で設定することが可能です。
- 圧縮後のファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
PDF.co
PDF.co
を使ったテンプレート
YoomがBoxへのアップロードを検知し、請求書や契約書をAI-OCRで読み取りPDF.coで自動追記するフローです。入力作業の手間やタイピングミスを抑え、書類管理をスムーズにします。
Google Driveに追加されたPDFをYoomが検知し、PDF.coでExcelファイルへ変換して再アップロードするフローです。入力作業の手間と誤記を減らし、定型PDFの集計を効率化できます。
Google DriveにPDFファイルをアップロードするとYoomがPDF.coで圧縮し再保存するフローです。手作業の圧縮忘れや容量不足の悩みを抑え、共有と保管を省力化できます。
Microsoft SharePoint
を使ったテンプレート
@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。
Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。
使用しているアプリについて
PDF.co
YoomではPDF.coのAPIとノーコードで連携し、API経由でPDFの操作を自動化できます。
例えば、メールで受け取った複数ページのPDFファイルを分割してOCRで内容を抽出したり、入力フォーム付きのPDFに対して自動的にテキストを入力するといったことが可能です。
詳しくみるテンプレート
YoomがBoxへのアップロードを検知し、請求書や契約書をAI-OCRで読み取りPDF.coで自動追記するフローです。入力作業の手間やタイピングミスを抑え、書類管理をスムーズにします。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
Google Driveに追加されたPDFをYoomが検知し、PDF.coでExcelファイルへ変換して再アップロードするフローです。入力作業の手間と誤記を減らし、定型PDFの集計を効率化できます。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでMicrosoft Excelに変換する
Google DriveにPDFファイルをアップロードするとYoomがPDF.coで圧縮し再保存するフローです。手作業の圧縮忘れや容量不足の悩みを抑え、共有と保管を省力化できます。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮する
Microsoft SharePoint
YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。
詳しくみるテンプレート
@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。
@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。
Microsoft SharePointの新規ファイルをもとに、関連ワードをSerpApiで検索して通知する
Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。
SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
リストにアイテムが追加・更新されたら
サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
ファイルをアップロード
PDFからデータを解析
PDFテキストの検索と置換
PDFをJSONに変換
PDFをテキストに変換
PDFをJPGに変換
PDFをPNGに変換
URLをPDFに変換
PDFをExcelに変換
PDFファイルの分割
PDFファイルページの削除
PDFファイルのフォームにテキストを入力
セキュリティ設定
セキュリティ設定解除
バーコードの生成
バーコードの読み取り
PDFファイルに画像を追加
PDFファイルにテキストを追加
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
ファイルをアップロードPDFからデータを解析PDFテキストの検索と置換PDFをJSONに変換PDFをテキストに変換PDFをJPGに変換PDFをPNGに変換URLをPDFに変換PDFをExcelに変換PDFファイルの分割PDFファイルページの削除PDFファイルのフォームにテキストを入力セキュリティ設定セキュリティ設定解除バーコードの生成バーコードの読み取りPDFファイルに画像を追加PDFファイルにテキストを追加請求書の解析ファイルをダウンロードPDF情報の取得ドキュメントをPDFに変換CSVをPDFに変換HTMLをPDFに変換メールをPDFに変換ExcelをPDFに変換GoogleスプレッドシートをPDFに変換複数のファイルを統合し新規PDF作成PDF圧縮記入可能なPDFフォームを作成
フローボットトリガー
リストにアイテムが追加・更新されたらサイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたらサイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
ファイルをアップロードフォルダを作成フォルダ・ファイルを検索ファイルを複製ドキュメントのカスタム列に情報を登録特定のアイテム情報を取得ファイルをダウンロードドライブ直下にフォルダを作成特定のリストの情報を取得指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（全期間）指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）ファイル・フォルダを削除ファイルを別のフォルダに移動リストにアイテムを追加するリストのアイテムを更新するリストのアイテムを更新する（複数選択肢）特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得指定リストの初回デルタリンクを取得するリストアイテムの更新差分を取得するフォルダ・ファイルを検索(次ページ用)
