■概要
Microsoft SharePointで大容量のPDFファイルを管理する際、手動での圧縮作業に手間を感じていませんか？ストレージ容量の圧迫や、ファイル共有時のタイムラグは業務効率の低下に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに、PDF.coによるPDF圧縮を自動化し、圧縮後のファイルを自動で保存できます。ファイル管理の手間を軽減し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでPDFファイルを管理しており、圧縮作業に手間を感じている方
- PDF.coを活用してPDFの圧縮プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- ファイル管理における手作業を減らし、ストレージ容量の最適化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点にPDFの圧縮から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 自動化によって圧縮漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理業務の品質を安定させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件でフローが実行されるようにします。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF.coに送信します。
- PDF.coの「PDF圧縮」アクションを設定し、アップロードしたファイルを圧縮します。
- PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを取得します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を検知する対象フォルダを任意で指定できます。
- PDF.coでの圧縮オペレーションでは、圧縮のレベルや、出力されるファイル名の形式などを任意で設定することが可能です。
- 圧縮後のファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
