■概要
取引先が増えるほど、営業担当者から届く請求書発行の依頼メールも増加し、その都度、経理担当者が内容を確認して手動で入力するのは大きな負担ではないでしょうか。依頼内容が曖昧な場合、確認作業にさらに時間がかかることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際、AIワーカーが内容を解析してfreee会計で請求書の下書きを作成し、Slackへの通知までを自動化できます。これにより、煩雑な請求業務をスムーズに解消し、正確な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで届く多種多様な請求依頼の情報を、手作業で会計ソフトへ入力している経理担当者の方
- 営業担当者からの依頼内容を解析し、freee会計への登録作業を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 請求書発行のスピードを向上させ、入力漏れやミスを未然に防ぎたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーがメール内容を解析してfreee会計へ自動で下書きを作成するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 複雑な依頼内容もAIがルールに基づき整理するため、手作業による入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Gmail、freee会計、SlackをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 3.次に、AIワーカーで、営業担当者からの曖昧な依頼内容を解析し、自社の運用ルールに沿ってfreee会計へ請求書の下書きを作成するためのマニュアル(指示)を作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、請求依頼を識別するための特定のキーワードや条件を、自社の運用に合わせて任意に設定してください。
- AIワーカーのマニュアル(指示内容)にて、自社の請求ルールや項目などを詳細に記載することで、より精度の高い解析が可能になります。
- Slackのメッセージ送信先を、経理担当者や営業担当者が常駐するチャンネルに設定することで、スムーズに作成状況を確認できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。