Google Driveにマニュアルが追加されたら、AIワーカーでタスク抽出し業務棚卸表を自動更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
新しい業務マニュアルを作成するたびに、手作業で業務棚卸表を更新するのは非常に手間がかかる作業です。特にマニュアルの数が増えると、情報の転記漏れや更新遅れが発生し、最新の業務状況を把握することが難しくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにマニュアルが追加されるだけで、AIが自動的にタスクを抽出・整理し、Google スプレッドシートの業務棚卸表を更新します。マニュアルの追加から棚卸表の反映までを自動化することで、常に最新の業務一覧を維持できるワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新規プロジェクトや新業務の立ち上げが多く、業務マニュアルの作成頻度が高い組織の担当者の方
- Google Driveでマニュアル管理を行っており、業務棚卸表への転記作業を効率化したいと考えている方
- 現場の担当者に負担をかけず、自動で最新の業務一覧を維持したいマネージャーや経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにマニュアルを保存するだけで業務一覧が自動更新されるため、転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です。
- AIがタスクの抽出や粒度の統一を行うため、人による解釈のばらつきを防ぎ、精度の高い業務棚卸表を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
- 次に、アクションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで業務資料からタスク抽出・分類・粒度統一を行うためのマニュアルを作成し、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定してください。
- AIワーカーの指示(プロンプト)を調整することで、抽出するタスクの形式や分類方法を自社の業務ルールに合わせることが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、追加先となるシートや各項目のマッピングを、既存の業務棚卸表のフォーマットに合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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