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Outlookでメールを受信したら、AIワーカーがクレームを自動トリアージしてアラート通知する

Outlookでメールを受信したら、AIワーカーがクレームを自動トリアージしてアラート通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Notion
Outlook
Slack
を自動連携できます。
■概要
カスタマーサポートの窓口には日々膨大なメールが届き、その中から緊急性の高いクレームやリスクのある内容を迅速に判別するのは非常に困難です。対応の遅れが炎上につながることもあり、担当者の心理的負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで問い合わせメールを受信した際に、AIエージェント(AIワーカー)が内容の深刻度やリスクを自動でトリアージします。クレームと判定した場合にはSlackでアラートを通知し、自動的に返信案の下書き作成やNotionへの記録も実施されるため、炎上リスクの回避とスムーズな対応を両立できます。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 大量の問い合わせメールから緊急性の高いクレームを判別する作業に、膨大な時間と労力を費やしているカスタマーサポート担当者の方
  • クレーム対応の初動の遅れによる炎上リスクを未然に防ぎ、組織全体のカスタマーサクセスの質を向上させたいと考えているマネージャーの方
  • 悪質な問い合わせ内容の確認による担当者の心理的負担を軽減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えたい経営層の方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIワーカーが問い合わせ内容を自動でトリアージするため、手作業でメールを確認して優先順位をつける手間を省き、対応のスピードを向上させることができます。
  • 緊急性の高いクレームやリスクを自動検知してSlackに通知するため、重大なトラブルの兆候を逃さず、スムーズな組織対応を可能にします。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Outlook、Notion、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで、Outlookの「メールを受信したら」アクションを設定します。
  3. 最後に、AIワーカーで、問い合わせ内容から深刻度・リスクを判定し、謝罪文の作成から記録、アラート通知を行うための指示を作成し、各ツールのアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • AIワーカーへの指示を調整することで、自社独自のトリアージ基準や、推奨される謝罪文のトーン&マナーに合わせてカスタマイズが可能です。
  • Notionのプロパティ更新設定では、管理したい項目に合わせてマルチセレクトの内容を任意に変更してください。
  • Slackの通知先チャンネルを、クレーム対応専門のチームや管理者が参加するチャンネルに設定することで、よりスムーズな連携が可能になります。

■注意事項
  • Outlook、Notion、Slack、のそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 
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Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
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Asanaにタスクが追加されるとYoom経由でOutlookへ自動メールを送るフローです。作業者や宛先を柔軟に設定でき、確認の手間を減らしてタスク見落としや対応遅れを防げます。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。

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Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    ページが作成または更新されたら
    データベースが作成または更新されたら
    【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
    Webhookを受信したら
    ページが作成されたら(Webhook)
    ページコンテンツが更新されたら(Webhook)
    ページが削除されたら(Webhook)
    ページのプロパティが更新されたら(Webhook)
    コメントが作成されたら(Webhook)
    コメントが更新されたら(Webhook)
    コメントが削除されたら(Webhook)
    【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら(Webhook)
    特定のデータソースのページが作成・更新されたら
    データソースのコンテンツが追加または更新されたら(Webhook)
    特定の件名のメールを受信したら
    メールを受信したら
    カレンダーにイベントが登録されたら
    カレンダーのイベントが追加・更新されたら
    タスクが作成されたら
    本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
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    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
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    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
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    ページのプロパティを更新(マルチセレクトプロパティ)
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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