Outlookでメールを受信したら、AIワーカーがクレームを自動トリアージしてアラート通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Notion
と
Outlook
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
カスタマーサポートの窓口には日々膨大なメールが届き、その中から緊急性の高いクレームやリスクのある内容を迅速に判別するのは非常に困難です。対応の遅れが炎上につながることもあり、担当者の心理的負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで問い合わせメールを受信した際に、AIエージェント(AIワーカー)が内容の深刻度やリスクを自動でトリアージします。クレームと判定した場合にはSlackでアラートを通知し、自動的に返信案の下書き作成やNotionへの記録も実施されるため、炎上リスクの回避とスムーズな対応を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量の問い合わせメールから緊急性の高いクレームを判別する作業に、膨大な時間と労力を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- クレーム対応の初動の遅れによる炎上リスクを未然に防ぎ、組織全体のカスタマーサクセスの質を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 悪質な問い合わせ内容の確認による担当者の心理的負担を軽減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えたい経営層の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーが問い合わせ内容を自動でトリアージするため、手作業でメールを確認して優先順位をつける手間を省き、対応のスピードを向上させることができます。
- 緊急性の高いクレームやリスクを自動検知してSlackに通知するため、重大なトラブルの兆候を逃さず、スムーズな組織対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Notion、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Outlookの「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、問い合わせ内容から深刻度・リスクを判定し、謝罪文の作成から記録、アラート通知を行うための指示を作成し、各ツールのアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーへの指示を調整することで、自社独自のトリアージ基準や、推奨される謝罪文のトーン&マナーに合わせてカスタマイズが可能です。
- Notionのプロパティ更新設定では、管理したい項目に合わせてマルチセレクトの内容を任意に変更してください。
- Slackの通知先チャンネルを、クレーム対応専門のチームや管理者が参加するチャンネルに設定することで、よりスムーズな連携が可能になります。
■注意事項
- Outlook、Notion、Slack、のそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション