Slackに備品依頼が投稿されたらAIワーカーで取引起票・備品管理台帳へ記録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
freee会計
と
Google スプレッドシート
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で発生する備品依頼の対応において、チャットから情報を汲み取って転記したり、在庫確認や会計ソフトへ入力したりといった事務作業が負担になっていませんか?特に日々の依頼件数が多い場合、手作業による管理台帳の更新漏れや入力ミスが発生しやすく、担当者の心理的なストレスや工数の増加に繋がってしまいます。
このワークフローを活用すれば、Slackに投稿された備品依頼をAIが解析し、Google スプレッドシートでの在庫照合や管理台帳への記録、freee会計への取引作成までを一括して自動化できます。
このワークフローを活用すれば、Slackに投稿された備品依頼をAIが解析し、Google スプレッドシートでの在庫照合や管理台帳への記録、freee会計への取引作成までを一括して自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの備品依頼から発注準備、台帳更新までの事務作業を効率化したい総務担当者の方
- Google スプレッドシートと会計ソフトを併用しており、二重入力の手間を削減したい事務担当者の方
- 備品管理の精度を高め、入力漏れや在庫の差異といったヒューマンエラーを防止したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの依頼をAIが自動解析して処理するため、これまで各ツールへの転記に費やしていた時間を削減し、本来の業務に集中できます。
- 在庫状況の判断から会計ソフトへの下書き作成、台帳記録までが一貫して自動で行われるため、管理漏れを防ぎ正確な運用が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、freee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Slackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、備品発注依頼を解析し、Google スプレッドシートの在庫マスタとの照合、freee会計への未決済取引作成、Google スプレッドシートの管理台帳への記録を代行するためのスキル(指示)を作成し、それぞれのアプリのアクションを使用ツールとして設定します。
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、備品依頼を受け付ける専用のチャンネルIDを任意で設定してください。
- AIワーカーへの指示を調整することで、解析する依頼内容のフォーマットや在庫照合のルールを自社の運用に合わせて変更できます。
- Google スプレッドシートの在庫マスタや管理台帳のシート名、範囲を実際のファイルに合わせて指定してください。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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フローボットオペレーション