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不動産ポータル反響メールを受信したら、AIワーカーが顧客登録・返信下書き作成・Slack通知を自動で行う

不動産ポータル反響メールを受信したら、AIワーカーが顧客登録・返信下書き作成・Slack通知を自動で行う

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Gmail
kintone
Slack
を自動連携できます。
■概要
不動産仲介業務において、ポータルサイトから届く膨大な反響メールへの対応は、スピードと正確性が求められる重要なタスクです。しかし、顧客情報を手動で管理表に転記したり、一人ひとりの要望に合わせた返信文を作成したりする作業は、担当者にとって少なくない負担となります。このワークフローを活用すれば、Gmailで反響メールを受信した瞬間に、AIが自動で顧客情報の抽出からkintoneへの登録、さらには返信メールの下書き作成までを一貫して行います。情報を整理する手間を省き、迅速な顧客対応を実現するための強力なサポートとなります。

■このテンプレートをおすすめする方
  • ポータルサイトからの反響対応において、顧客情報の入力漏れや転記ミスを防ぎたい不動産仲介の担当者の方
  • 反響メールを受信してから一次対応までの時間を短縮し、成約率の向上を目指している営業チームの方
  • kintoneを顧客管理に利用しており、外部からの情報を自動で集約したいと考えている事務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット
  • 反響メールから顧客名や希望条件を自動で抽出してkintoneに登録するため、手作業による転記の手間を省き、情報の正確性を保つことができます。
  • AIがメールの内容に基づいたパーソナライズされた返信の下書きを自動作成しSlackで通知するため、担当者は内容を確認して送るだけで迅速な対応が可能です。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Gmail、Slack、kintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、AIワーカーで、メール本文から顧客情報や希望条件を抽出してkintoneの「レコードを追加する」アクションと、返信メールの下書きを作成するためのスキルを設定します。
  4. 最後に、オペレーションとしてSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、作成された下書き内容を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定では、各ポータルサイト特有の件名やキーワードを条件に設定することで、特定の反響メールのみを対象にできます。
  • AIワーカーの指示内容を調整することで、抽出したい項目(予算、エリア、間取りなど)や、返信メールのトーン&マナーを自社のスタイルに合わせることが可能です。
  • Slackの通知先を営業担当者ごとのチャンネルや、共有の受付チャンネルに設定することで、最適なチーム連携が図れます。

■注意事項
  • Gmail、Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。 
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。 
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。

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YoomではkintoneのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、kintoneや他のSaaSを連携したり、kintoneの情報を用いて書類を作成するといったことが可能です。また、Yoomのデータベースにkintoneの情報を同期し、様々な用途でkintoneの情報を活用することも可能です。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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テンプレート
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
    レコードが登録されたら
    レコードが登録または編集されたら
    レコードが登録されたら(Webhook起動)
    レコードが編集されたら(Webhook起動)
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    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
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    チャンネルでメンションされたら
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    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
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    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットトリガー
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