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Outlookで申請書を受信したら、AIワーカーで解析してkintoneへ登録しMicrosoft Teamsに通知する

Outlookで申請書を受信したら、AIワーカーで解析してkintoneへ登録しMicrosoft Teamsに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
kintone
Microsoft Teams
Outlook
を自動連携できます。
■概要
自治体で事業者などからメールで届く申請書の処理において、手動での内容確認やシステムへの登録に負担を感じていませんか?
特にPDFなどのファイルが添付された申請書類は、目視による不備確認やデータの転記作業が必要となり、入力ミスや処理の遅延が発生しやすい課題があります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際、添付された申請書PDFからAIワーカーが自動でデータを抽出したうえで、不備確認や判定結果をもとにkintoneへ登録し、Microsoft Teamsでの通知までをシームレスに行うことができます。これにより、事務局の業務負荷を軽減し、迅速で正確な申請処理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 大量に届くメール申請の処理を効率化し、自治体や行政機関でメール申請の処理を効率化したい担当者の方
  • PDF書類からのデータ転記による登録ミスや漏れを防ぎ、データベースの正確性を維持したい管理責任者の方
  • 外出先や別作業中でも、申請の登録状況や不備の有無をMicrosoft Teamsで迅速に把握したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIワーカーが申請書類の内容を自動で判定するため、人の手による不備確認の時間を短縮し、業務のスピードを向上させます。
  • 抽出したデータをkintoneへ自動登録することで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを抑え、精度の高いデータ管理が可能になります。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Outlook、kintone、Microsoft TeamsをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーで、Outlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで、条件分岐を用いて添付ファイルがあるか判定します
  4. 最後に、オペレーションで、AIワーカーを用いて「申請書PDFからデータを抽出し、内容を判定して登録と通知を行う」ためのスキルを作成します。この際、kintoneとMicrosoft Teamsのアクションを使用ツールとして設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Outlookのトリガー設定で、対象とするメールの件名や抽出したい添付ファイルの条件を業務に合わせて調整してください。
  • AIワーカーの指示内容(スキル)をカスタマイズすることで、特定の申請項目に対する不備チェックのルールを詳細に設定できます。
  • kintoneの登録先アプリや、Microsoft Teamsで通知を送るチャネルを、組織の運用フローに合わせて変更してください。

■注意事項
  • Outlook、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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kintone
YoomではkintoneのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、kintoneや他のSaaSを連携したり、kintoneの情報を用いて書類を作成するといったことが可能です。また、Yoomのデータベースにkintoneの情報を同期し、様々な用途でkintoneの情報を活用することも可能です。
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テンプレート

Yoomでkintone登録をトリガーにAIが内容を判定し優先度を付けSlackへ知らせるフローです。確認作業の時短と判断ばらつきの抑制に役立ちます。

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kintoneのステータス更新を合図にGoogle スプレッドシートで請求書を作成し、承認後Gmailで自動送付するフローです。転記ミスや送付漏れを防ぎ、請求業務の時間短縮と精度向上を後押しします。
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Microsoft Teamsの指定チャネル投稿を起点にChatGPTがメール文面を生成し、担当者へ送信承認を促すフローです。手動作成の時間や宛先ミスを抑え、日々の連絡業務をスムーズにします。
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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テンプレート

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Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
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