Outlookで特定の件名のメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに追加する
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に時間を費やしていませんか？特にAIを活用して情報を整理してから転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にAIが自動で内容を整理し、Google スプレッドシートへ転記する一連のプロセスを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookからGoogle スプレッドシートへのデータ転記を手作業で行っている方
- AIを活用してメールの内容整理や情報抽出を効率化し、転記作業を自動化したい方
- 定型的なメール処理業務の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信をトリガーにAIによる整理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動実行され、手作業の時間を削減できます。
- 自動化によって、手作業による情報の転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことが見込めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象の件名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文を要約・整理するための「テキストを生成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの情報をどの列に転記するかを任意で設定できます。AIが生成したテキストだけでなく、メールの件名や受信日時など、前のステップで取得した値を変数として埋め込むことが可能です。
- また、特定の文字列や日付といった、決まった情報を固定値としてあわせて追加するなどのカスタムも行えます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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