Outlookで本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに追加する
Outlookで本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した特定のキーワードを含むメール、例えば問い合わせや注文通知などを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるうえに入力ミスが発生しやすいといった課題があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信すると、AIが自動で内容を整理しGoogle スプレッドシートへ追加するため、こうした日々の手作業から解放され、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定のキーワードを含むメールの処理に、多くの時間を費やしている方
- メールからの情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、転記ミスや漏れを防ぎたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出やデータ入力を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信すると、自動で内容を整理しGoogle スプレッドシートへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出・整理するためのマニュアル（指示）を作成する。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが整理した情報やトリガーで取得した値を指定のシートに追加する。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダや、フローを起動させるための特定のキーワードを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定できます。また、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のAIの処理で取得した値を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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