Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OpenAIで要約する
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OpenAIで要約する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft SharePoint
と
OpenAI
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointに保存される議事録や報告書などのファイルが増えるにつれ、その内容を一つひとつ確認する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointとOpenAIの連携をノーコードで実現し、ファイルがアップロードされるとAIが自動で内容を要約するものです。ファイルを開かずに概要を把握できるため、情報確認の時間を効率化し、重要な情報へ素早くアクセスすることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointに保存された資料の内容確認に時間を要している方
- 手作業での要約作成や情報共有に非効率を感じているチームの担当者の方
- Microsoft SharePointとOpenAIの連携で情報収集を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイル追加をトリガーに自動で要約が生成されるため、資料の内容把握にかかる時間を短縮することができます。
- 生成された要約をデータベースに管理することで、組織のナレッジとして検索・活用しやすくなり、業務効率の向上に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとOpenAIをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの種類に応じて後続の処理を分岐させます。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルを取得します。
- ファイルが画像などの場合は、「OCRで文字を抽出」アクションでテキスト情報を読み取ります。
- OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションで、取得したテキスト情報の要約を作成します。
- 最後に、「レコードを追加する」アクションで、生成された要約をYoomのデータベースなどに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルを検知する対象のフォルダを任意で指定してください。
- 「OCRで文字を抽出」アクションでは、書類の中から抽出したいテキストの範囲や項目を任意で設定することが可能です。
- OpenAIに要約を依頼する際のプロンプト（指示内容）は、文字数や形式など目的に応じて自由にカスタマイズできます。
- OpenAIが生成した要約を保存するYoom内のデータベースは、任意のものを指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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