kintoneでステータスが更新されたら、帳票を作成しGmailで送信する
kintoneでステータスが更新されたら、帳票を作成しGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Gmail
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報のステータスが更新された後、手作業で見積書や請求書などの帳票を作成し、メールで送付する業務は手間がかかる上に、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、関連情報を基に自動で帳票を作成し、Gmailで指定の宛先に送信するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件や顧客管理を行い、帳票発行・送付業務を手作業で行っている方
- 帳票作成やメール送信時の宛先間違い、添付漏れなどのミスをなくしたい方
- 特定の担当者に依存している帳票発行業務の属人化を解消し、標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスを更新するだけで帳票作成からメール送信までが自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定し、対象のアプリやステータスを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「サブテーブルを取得する」アクションを設定し、帳票作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、事前に用意したMicrosoft Excelなどのテンプレートとkintoneから取得した情報を基に帳票を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した帳票を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行オペレーションでは、帳票のテンプレートに埋め込む値を、kintoneから取得したプロジェクト名や金額などの変数にしたり、固定の文言を設定したりと、柔軟なカスタマイズが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を活用できます。
■注意事項
- kintone、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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