■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせの回答を、手作業でMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？こうした作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートへ自動でレコードが登録されるため、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答を、手作業でMicrosoft Excelなどに転記している方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの両方でデータ管理を行っている方
- フォームからのデータ登録を自動化し、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でデータが登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで並列進行機能を設定し、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートへのレコード追加処理を同時に実行するようにします。
- 並列フロー内で、それぞれMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションと、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 並列進行機能では、同時に実行するフローの数を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のアイテムIDやシート名を任意で設定し、Googleフォームから取得した値を引用して、どの列にどの情報を登録するかを自由に設定できます。
- Google スプレッドシートでも同様に、レコードを追加するスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「並列で進行する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
