Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿される日報や報告などを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、投稿内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるため、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsに投稿される報告内容などをGoogle スプレッドシートで管理している方
- チャネルの投稿を手作業で転記する際に、入力ミスや漏れに課題を感じている方
- 定型的な情報収集業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストの際の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿されたメッセージ本文から必要な情報だけを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、抽出したデータを指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチームのどのチャネルの投稿を対象にするかを、チームIDとチャネルIDで指定してください。また、トリガーの起動間隔も任意で設定が可能です。
- OCR機能では、Teamsの投稿内容からどの部分のテキストを、どのような項目名で抽出するかを任意で設定できます。対象のテキストには前のステップで取得したアウトプット（投稿内容）を指定します。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、どのスプレッドシートのどのシート（タブ）にデータを追加するかを指定し、各列にどのデータを追加するかを設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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