■概要
クラウドサインで締結した雇用契約書、手動でGoogle Driveに格納していませんか?締結済みの書類が増えるにつれて、ダウンロードやフォルダへの格納作業が手間になったり、格納漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用することで、クラウドサインで雇用契約書の締結が完了した際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした管理業務を効率化し、ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納している人事・労務担当の方
- 重要な契約書の格納漏れや管理ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化したいと考えている方
- 電子契約後のファイル管理プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理をスムーズにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、書類タイトルに「雇用契約書」が含まれる場合のみ処理を実行するようにします。
- クラウドサインのオペレーションで、締結完了した書類に添付されているファイルを取得します。
- Google Driveのオペレーションで、取得したファイルを任意のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Yoomデータベースのレコードを更新し、処理が完了したことを記録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の前に、お使いのクラウドサイン、Google DriveのアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
- このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランで利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
- 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては上限が300MB未満になる場合がありますのでご留意ください。
- ファイル容量の制限に関する詳細は、ヘルプページをご確認ください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。