2024/09/25
アプリ同士の連携方法

タスク完了でチケット情報も自動更新!BrushupとZendeskのノーコード連携方法

r.suzuki

目次

さまざまなツールを活用していると、情報の更新やステータス管理に手間がかかることがあります。
特に複数のツールを同時に管理するような場合、手動での管理・更新は効率が下がりがちです。
そこで今回は、BrushupとZendeskを連携し、タスク完了時にチケットステータスを自動で更新する方法をご紹介します。
この自動化により手作業による更新ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報更新が期待できます。
また、異なるアプリを使い分けて作業する時間が削減できるので、業務の効率化が見込めます。
ノーコードで行う連携設置も解説しますので、技術的な知識がなくても気軽にアプリ連携にチャレンジできます。
ぜひ一緒に、業務の効率化を目指しましょう!

BrushupとZendeskを連携するメリット

1.業務効率の向上

チケットの更新を自動化することで、手動での作業が不要になり、作業時間の削減が見込めます。
例えば、開発チームがBrushupでタスクを完了させると、自動的にZendeskのチケットステータスが変更されます。
サポートチームが手動でステータスを更新する必要がなくなり、チーム間での確認作業も省けるので、業務の流れがスムーズになります。

2.正確な情報を維持できる

手動操作では、更新の漏れや誤った情報入力などのヒューマンエラーが起こりがちですが、自動化することで正確な情報の更新が見込めます。
誤ったステータスがチーム間で伝わるリスクを回避し、プロセスの精度向上も期待できます。
例えば、タスク完了後もチケットが更新されなければ、サポートチームはタスクが完了していることに気づかず、不要なフォローアップを行ったり、対応が遅れたりする可能性があります。
そのため、正確な情報の更新はスピーディーな顧客対応へつながり、顧客満足の向上にも寄与する可能性があります。

それではここから実際にYoomを使って連携設定をしていきます。

[Yoomとは]

BrushupとZendeskの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomにログイン後、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
アプリ登録について詳しくは以下リンクを参考にしてください。
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

<span class=“mark-yellow”>※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。</span>
フリープラン・ミニプランの場合は設定中のフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリについて | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。
<span class=“mark-yellow”>※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用可能です。</span>

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Brushupでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する】というフローを作成します。
Brushupのタスクが完了すると自動でZendeskのチケットステータスが更新されるため、手作業による更新ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報の共有が期待できます。
また、自動化によってアプリ間を移動しながら作業する時間が削減できるので、業務の効率化が見込めます。

ステップ3:BrushupとZendeskの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。


2)以下のような表示が出てきます。


右に表示される「!」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。


3)「アプリトリガー 新たにアイテムが登録または更新されたら」をクリックします。

4) アクションは「新たにアイテムが登録または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。


5)トリガーの起動間隔を選択し、プロジェクトIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後に「保存」します。


6) フローに戻り、「分岐 ステータスで分岐」のアイコンをクリックします。


7) オペレーションは「新たにアイテムが登録または更新されたら」、アウトプットは「ステップ名」を選択します。
分岐条件は、「ステップ名」「値と等しい」「完了」になっていることを確認し、「保存」します。



8)フローに戻り、「アプリと連携する チケットのステータスを更新」のアイコンをクリックします。



9) アクションは「チケットのステータスを更新」を選択し、「次へ」をクリックします。


10) 必須項目を入力します。
アプリ登録ができている場合、アウトプット情報を活用して候補から選択し入力します。
入力が完了したら、「保存」します。



11) これで【Brushupでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する】フローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Brushup・Zendeskを使ったその他の自動化例

他にも、BrushupとZendeskを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせて、テンプレートぜひを活用してください。

1. Brushupでアイテムが登録されたらSlackに通知する
Brushupにアイテムが登録されると自動的にSlackに通知されるため、手作業での情報展開の手間が省け、情報の抜けや漏れを防ぐことができます。
チームメンバーはスピーディーに情報を取得できるため、プロジェクト作業を円滑に進めることが期待できます。

2.Brushupで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
Brushupで作成されたコンテンツの完成や提出期限をGaroonに登録することで、チーム内のスケジュールを可視化し、確実なタスク解決が見込めます。
Brushupで作成されたタスク情報をGaroonに自動で登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。

3.Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。
これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、重要な業務に集中できます。

まとめ

BrushupとZendeskの連携により、タスク完了時のチケットステータスを自動更新する方法を紹介しました。これにより手動での更新作業が不要になり、業務効率の向上が見込めます。
また、手作業によるエラーを防ぎ、安定した管理プロセスの実現が期待できます。
Yoomを使えばノーコードで簡単に設定できます。
ぜひ、このブログを参考に、アプリ連携にチャレンジしてみてください!
一緒に、業務効率の向上を目指しましょう!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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